CMA会员:做精确的事,让IT对象物尽其用!

文章来源:CMA官微 发布时间:2019-09-06 10:42 浏览:267次

新对象确切能大年夜大年夜进步任务效力,但假设我们不克不及包管“做着精确的事”,那么,高效的价值安在?应用新型IT对象能够带来效力(efficiency)的晋升,却不用定会带来相干效能(effectiveness)的晋升。

假设你是一名应用新型信息对象的管理管帐或其他财务专业人士,你能否曾思虑过这些成绩:为甚么要应用这些对象,若何才能有效地应用这些对象?

不必置疑,IT技巧生长势头迅猛。但假设管帐人员一开端就不克不及将技巧与组织的营业流程、数据管理结合起来,技巧亦不克不及充分发挥感化。应用新型IT对象能够带来效力(efficiency)的晋升,但不用定带来相干效能(effectiveness)的晋升。

包含时下热点的大年夜数据在内的IT对象,仅仅是处理筹划的一部分而非全部。打个简单的比方,只要当你答复了这些成绩——甚么是杂草?为甚么要应用对象?若何才能充分应用这一对象?——以后,园林除草对象才会变得高效起来。


因果关系

效力和效能并不是同义词。效力意味着“精确地干事”,而效能意味着“做精确的任务”。换言之,应用一项热点的新型IT对象能够会使任务做得比之前更好,但这其实不用定是在做精确的任务。在实施IT处理筹划伊始便存眷效能,有助于我们以精确的方法,用精确的对象,做精确的任务。

让我们核阅一下若何应用源信息(source information)来生成财务申报。在全部营业流程和跨营业流程中存眷数据集成是很重要的,由于估计财务团队要参与更多的跨天性性能事务,这将会在集成数据管理的基本上,使新技巧取得有效应用。

例如,Gary Cokins和 Alan Dybvig指出,应用新兴技巧编制运营利润表(OIS)能存眷因果关系,但在应用该项技巧之前,需对运营需求停止根本面分析。这意味着经过过程建模(一项现代对象),因果关系会主动产生,但并没有解释这类无缝集成是若何完成的。Cokins和Dybvig还指出,重点是对运营费用的成因停止深层次分析。但是,这个优胜的开端却忽视了可以或许带来支出的运营活动。用于财务申报的是费用和支出信息,因此相干处理筹划也必须包含这两方面的信息。(详见《运营型CFO的运营利润表》,载于《计谋财务》2017年2月刊,bit.ly/2O6WToG.)


让数据集成有效任务

遗憾的是,谈及数据集成的效能常常没有商量新型技巧对象来得风趣。我们须要改变这类想法主意,才能更恰当、更有效地应用新对象。例如,Isaac Tucker明白指出,企业不该该仅仅将处理筹划视为一个技巧活,不该该让不良流程主动运转,也不该该忘记人们的需求。企业应当将技巧应用视为一种持续改进的方法,而非终点。Tucker还认为,企业可以经过过程数据连接完成“持续性管帐核算”,从而同一基于规矩创建的主动化对象,包含主动验证对账、验证账目余额、义务管理对象和财务绩效管理申报与分析。(想懂得更多关于持续性管帐核算的概略,请参阅《持续管帐核算的蓝图》,载于《计谋财务》2017年5月刊,bit.ly/2Fg6Ehv.)

这些不雅点完全精确,关键在于若何落到实处。

我发明,成功的窍门在于将新技巧与曾经打下坚实基本的数据集成和营业流程管理相结合。这也使效力与效能完成了无机同一——即以精确的方法做精确的事。

但完成这一目标会碰到妨碍,即整合衍生财务信息与源运营数据并不是易事,并且会 “出岔子”,除非以下两个成绩得到处理和处理。起首,组织必须决定谁须要甚么样的信息。财务团队办事的重要受众群体(外部受众)非常独特,由于不合的天性性能部分对财务信息有着截然不合的需求。其次,假设可以辨认不合天性性能部分在信息应用和信息需求上的差别,那么处理筹划便可以实用于不合的天性性能部分。


跳出组织向外看

财务团队的义务是对外供给财务信息。现有的和潜伏的股东、其他募资渠道、监管机构、立法机构和其他外部集团——包含必须确保此类信息精确性的公共管帐师和审计师,想要知道企事迹效与其他投资比拟孰优孰劣。司法律例和受其影响的人,请求财务团队供给必定格局的外部申报,以便停止比较和趋势分析。这些格局基于通用准绳,展示包含支出、费用、税项、现金、投资、存货、资产、薪酬等信息在内的财务情况。

由于外部受众异常存眷财务信息,财务管理和管帐专业人士常常将财务信息视为重要信息。上述专业人士会应用分析对象获得构成财务信息的各部分信息,而不懂得其天性性能对应部分获得并且依附的基根源信息。

对管帐人员而言,更好的方法是将财务信息与运营源信息连接起来。为解释这一点,图1描述了花费品制造企业应用基于时间驱动作业本钱法(ABC)产生的源信息,来处理客户在仓储和运输方面的特定需求所产生的影响,和哪些差别是基于运营源信息而非衍生财务信息产生。

这类对源信息的依附并不是只局限于个别公司。表1是一个用于分析全部行业订单管理本钱的源信息示例,其注解,当经过过程财务数据取得订单本钱时(“全体订单单位本钱”,Order Unit Cost Overall),均匀本钱其实不克不及反应由特定客户情况产生的实际运营本钱。表中客户1代表均匀订单单位本钱,而客户2代表高于均匀订单单位本钱约20%的订单单位本钱,这是由于更多的存货支撑和不合付款条目产生了额外的本钱。如许的差别只要在将运营本钱作为衍生财务信息源时才能发明。


对运营源数据的需求

财务团队能够会在与跨天性性能部分担理人员打交道时碰到成绩,由于二者所应用的其实不是同一种企业说话。前者应用财务信息,后者应用运营信息。跨天性性能部分担理人员应用运营信息停止管理,侧重于寻觅恰当的人才网job.vhao.net、产品、客户、项目和流程等营业需求,并为有效的合规与控制、风险管理与帮助对象奠定基本。

高层管理人员欲望看到按市场和产品线、客户、地理和人口、项目和流程、设备和技巧等身分细分的信息,这些细分信息其实不总是能从财务报表上取得。并且,关于跨天性性能团队而言,这些细分信息比财务摘要更重要。下面以一家制造业公司为例:

发卖主管须要知道售出的每个库存量单位(SKU)的数量、价格及客户。财务信息——支出——是由售出的SKU数量乘以售价计算得出的。

运营主管须要知道每个SKU的发货数量及发货地。财务信息——发卖本钱——是由保送的单个SKU的数量乘以该SKU的单位本钱计算得出(特定的单位本钱,平日是将原材料本钱与将其转化为产成品所需的时间、人力、机械本钱相加得出的)。

推销主管须要知道库存中还有若干SKU,和能够会须要的SKU。财务信息(敷衍账款)是由推销数量乘以推销单位本钱计算得出的。

市场主管须要知道谁在购买、在哪里购买,和告白与其他情势的促销能否有助于晋升发卖。财务信息不用定能经过过程地理与客户信息取得,营销费用也不用定与项目成果挂钩。

诸如此类,信赖你对我所说的曾经了然于胸。上述情境根本上实用于任何办事业或制造业公司。

平日,这些存眷点的差别会招致运营体系与财务体系脱节。贸易计谋大年夜师Michael Porter明白指出,组织的价值链(进料物流、运营、发货色流、市场和发卖、办事)及其支撑性活动(行政、技巧、人力资本、推销),构成了营业流程与数据流的基本。现实上,价值链各环节收到的、并在个中传输的数据就是运营源数据,不是衍生财务信息,应用新型技巧应当以运营源信息为基本。

将这些不适用处与情势的信息慎密结合起来,可让财务团队更多地参与跨天性性能任务,以后再应用高等对象,财务团队便可以或许顺利解读不合的信息及之间的接洽。关键在于设计并建立成一个基于源数据的集成体系,确保一切天性性能部分都取得有效且是所需的信息。这也能让财务团队更轻松地对接其天性性能对应部分,由于他们应用的是同一的体系和数据。当各个部分都尽心尽力时,财务团队可以对外供给财务报表,对内供给运营部分可以或许看得明白、深刻懂得并看重的报表。


管理管帐的角色

管理管帐师具有成为信息桥梁的绝佳条件。由于管理管帐师熟悉信息应用的各类方法,并且在ABC等对象的赞助下,可以扮演解读者、设计师、稽查查察查察员和项目经理等多种角色,满足组织中各个天性性能部分的分析需求。

举一个例子:多年前,我担负博思艾伦咨询公司(Booz Allen Hamilton)的CFO,当时它照样一家自力的国际咨询公司,重要办事于贸易客户。我很快发明,我的合股人对本钱非常不满,并且认为财务部分没有价值。由于月底关账要花两周多的时间,履行委员会基于财务成果停止的审议缺乏时效性。应收账款周转天数在40天阁下,是以董事长欲望公司一年至少有一次不向银行存款。将恰当的员工分派到一个项目或一个竞争性提案上,是一件须要手段和心思的任务。客户办事协作同伴想知道谁处于优势竞争地位、哪些员工在甚么项目上表示得好、目标费率完成情况如多么等。但这些信息其实不表如今财务报表上,必须经过过程分析或创建自力的体系和对象才能发觉。而这些自力的处理办法能够会招致履行委员会会议产生争议,即哪一种方法给出的数据才是精确的。

任务停顿得不太顺利。

明白的一点是,财务申报可以经过过程运营数据得出,经过过程集成,我们可以增添本钱,为一切群体供给分歧的信息,并增长申报的可信度。这一套营业请求包含:

恰当的人选,

恰当的客户,

恰当的任务,

有效的控制,

高效的对象。

管理需求分为两种:运营类(如市场和实际、客户、办公室、任务和技能)与财务类(如现金、薪酬、收益、费用、税项)。集成体系框架经过设计,具有冗余最小、易于拜访和应用的优势,同时,为公司在12个国度设立的25个干事处供给了部分本处所案。这一框架支撑以下3种体系应用:

1.行政管理体系——针对市场、员工、义务管理、控制和管帐核算;

2.专业体系——针春接洽人、邮件、客户汗青、简历、证书和技能;

3.支撑体系——针对建模、分析、文件和文档的保存与转移、图表、文字处理、报表制造和数据库。

实施上述一切体系的动因在于经过过程营业表单抓取运营数据,运营数据只会从泉源上录入一次,并且其实不用定是经过过程旨在录入所稀有据的功能完成录入的。例如,当启动一个新客户项目时,发卖部须要知道客户姓名与相干细节,和项目标称号与范围。他们不用定须要知道项目或筹划的性质、被分派完成该项目标任务人员和项目启动日期等,但是照样会录入这些信息。如此一来,体系可以或许“提示”团队引导者甚么时候登账,并跟踪项目完成情况(这将应收账款周转天数增添了一半)。即使我们一年至少一次“不向银行存款”,我们的存款期随着应收账款周转天数的增添也停止了,随之而来的是由利钱支出向投资支出改变!

图2显示了集成体系的概貌。如图可见,财务信息来自于运营信息源数据。为确保控制,仅能应用授权格局,同时就在线录入体系的完全性和数据库分歧性停止测试,导出关键信息,重要的管帐平常事务虚现主动化,还包含审计跟踪与安然层级。

图3显示了体系应用于营业表单的相干情况,展示了时间申报的流程步调(processing steps for time reporting)。“在线录入和核实”步调剂理从源数据录入的全部运营信息——即员工的时间与费用申报,然落先行核实。下一个步调是主数据库,个中源数据经过了编码处理,然后派生出财务数据。主数据库启用了一整套帮助体系(但同时是集成体系),处理包含费用报销、技能贮存等在内的特定目标。同时,过账/暂记申报辨认出客户、项目、员工、时间、费率等信息上的过账差别,这些差别成绩可以持续处理,而非仅在月底处理。


令人振奋的成果

经过过程存眷源数据取得财务信息,我们取得了以下诸多成果:

公司费用缩减了约20%,数据取得集成,体系与流程更容易于管理和掌控。不再须要停止特别分析。

财务申报在月末的后一天编制完成,使履行委员会可以鄙人月的第一周及时做出决定计划。

类似的,岁尾关账在两天以内完成,并且关于控制成绩的负面情况——此前一向很多——被完全清除。

平常更新和特别分析也异常及时,客户办事协作同伴从对财务天性性能部分的不满足改变成尊敬。

及时的登账可增添义务停止时产生的损掉和不测。

对员工技能与效能更加深刻的分析改良了人员设备与成果。以我们的竞争性提案为例,赢单率从25%进步到了33%。

我们也学到很多。从体系中供给的有益的成果,带来了对管理更好的存眷与规律。其次,项目标生长与原型设计——从有大年夜目标然则能快速出成果的小任务开端——有助于取得支撑。简单的设计和分歧性的办法或许可用户改进他们的任务形式。


让对象为你办事

若何将上述概念应用到你所面对的情境当中?起首,在集成源数据和衍生信息之前,不要存眷于对象本身。重要做的,是经过过程访谈和相干专业机构研究的支撑,根据每项功能具有或许须要的或许应当有的数据,来摸索这些功能,从而管理和控制其操作。关于每项功能,追踪数据到其源传输渠道(电子或纸质情势或文档),并检查传输内容,来决定其能否符合请求并被传输给了精确的对象。确认能否存在任何对传输、接收点和数据录入方法所做的更改或增加。

与财务部分协作,确保源数据可被用于导出其所须要的信息。组织一次会议,确保一切人对格局和录入的内容、时间点、控制、拜访都没有贰言。有须要的话,重新设计传输和数据录入和接收活动。最后,重新设计用户拜访与应用数据的流程。

一旦开端运转,为便利组织和数据输入部分,确保录入一切源数据时要尽能够地切近数据泉源。确认经过过程源数据主动生成财务信息的才能,和经过过程源数据得出的财务信息可以或许产生精确、及时的成果。另外,财务部分、外部审计部分与外部审计部分应当承认成果的精确性和可控性。

最后,召开后续会议来确认各方好处都取得满足,包含其他天性性能部分的对应部分。确保你地点组织的引导者懂得财务信息是若何从运营数据中取得的。经过过程遵守这些指引,数据与流程的效能将充分发挥,同时,最新的IT对象也能够用来晋升效力。


重要经历经验

在多年担负CFO和管理咨询师的经历中,我学到了三个重要的经历经验。起首,组织假设懂得了财务信息来自于运营数据,便可以作为一个团队更好地运作,这一点对财务团队的跨天性性能对应部分异常重要。其次,为了做到真正有效,数据集成和营业流程管理应当优先于任何新型IT对象的应用。第三,充分应用这些对象来晋升效力。

完成这三点绝非易事,须要你地点组织的管理团队齐心协力、协同分歧地付出尽力。但你越早认识到效力与效能不是一回事,你将能越早应用这二者的真正力量。

作者:Malcolm Schwartz,CMA,CMC,博思艾伦咨询公司前高等副总裁兼CFO、普华永道退休合股人。


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